Posádku vlakové pošty tvořilo podle důležitosti a vytíženosti 2 až 8 pracovníků. Každý měl dokumentem Domácí řád jasně stanoveny své úkoly a odpovědnosti. Ale když bylo hodně zásilek ke zpracování, každý pomáhal každému.
Jak vypadala taková jízda ve vlakové poště Praha – Ostrava 776:
První nastoupil do vozu stojícím na poštovních kolejích pošty Praha 022 na pražském hlavním nádraží výpravčí závěrů a postaral se o doplnění provozních zásob. Minimální množství jednotlivých položek určoval Domácí řád. Výpravčí musel doplnit zásobu prázdných poštovních pytlů, provázků na vázání pytlů (tzv. uzávěrů), dostatek olověných plomb na plombování peněžních závěrů a dostatek motouzu na svazování svazků dopisů. Odpovídal také za vyzvednutí tzv. rekvizit, které obsahovaly poštovní razítko, razítkovací podušku, plombovací kleště a zahnuté nože „pytlováky“ k otevírání závěrů. Musel také doplnit zásoby užitkové vody do konví, nebo tam kde to bylo možné hadicí přímo do 400 l zásobníku vody. V dávnějších dobách (ještě v osmdesátých letech) také musel zatopit v kamnech. Moderní vozy pak měly vytápění naftové a elektrické, takže tato odpovědná práce se odbyla stisknutím příslušného tlačítka na ovládacím panelu.
Jaké to bylo za jízdy? Vlaková pošta přijíždí kolem desáté večer do stanice Pardubice. Začíná velká překládka zásilek, na kterou jsou čtyři minuty. Zaměstnanci si vymění seznamy zásilek rychle se podívají na součty a začíná bleskurychlé vyměňování zásilek. V menších dveřích ve výpravně závěrů se vykládají poštovní pytle a cenné balíky, které vlaková pošta nashromáždila v Praze hlavním nádraží a ve stanici Kolín a které jsou určeny pro Pardubice a ambulantní pošty z Pardubic odjíždějící. Velkou část pytlů se zásilkami vytvořila vlaková pošta sama poté, co zpracovala pytle se zásilkami z Prahy a okolí a z vlakových pošt které do Prahy přijely například z Českých Budějovic (vlp 51) z Plzně (vlp 84) a z dalších směrů. Stejně tak je to cennými balíky.
Ve skladišti vozu u velkých dveří současně probíhá nakládka pardubických zásilek pro zpracování během jízdy. Výpravčí zásilky současně počítá a na případnou nesrovnalost musí upozornit. Nesmí se splést, přestože počítá několik rozdílných položek najednou. Hned u nakládky si musí dát stranou zásilky pro stanici Choceň, která následuje za dvacet minut. Jakmile jsou všechny zásilky vyloženy a naloženy, začíná jejich zpracovávání. Výpravčí závěrů má ve skladišti vytvořeny skupiny zásilek pro jednotlivé nácestné stanice, ve kterých vlaková pošta manipuluje a do těchto skupin třídí naložené balíky. Kromě Kolína a Pardubic a Chocně jsou to také stanice Česká Třebová, Zábřeh na Moravě, Olomouc, Přerov, Hranice na Moravě a cílová stanice Ostrava. Pro velké stanice pak vytváří také podskupiny. Například ve stanici Přerov vytvářel například také skupinu zásilek pro Zlín, nebo pro autopoštu Přerov – Velké Karlovice 1078, která za jízdy zpracovávala zásilky pro okres Vsetín. Pro cílovou stanici pak vytvářel podskupin nejvíce.
Pytle s poštou, které byly označeny nápisem Praha – Ostrava 776 na vlaječce, putovaly do kanceláře vlakové pošty, kde byly manipulantem, nebo třídičem otevřeny zahnutým nožem pytlovákem a zásilky v nich zpracovány. Pokud to byl uzávěr s červenou vlaječkou, tak obsahoval doporučené a cenné zásilky. První věc, kterou bylo potřeba nalézt byl tiskopis Karta se soupisem kartovaných zásilek, které uzávěr obsahoval. Podle karty se zkontrolovaly počty cenných psaní, cenných balíků do 3 kg (cenné pytlovky) a případně další zapsané zásilky. Po odsouhlasení kartu manipulant orazítkoval denním razítkem a zapsané zásilky spolu s ní předal vedoucímu vlakové pošty, který si je roztřídil a dále zapisoval (kartoval) do uzávěrů pro cílové pošty, nebo jiné vlakové pošty. Nezapsané zásilky, tedy svazky doporučených zásilek, předal třídiči, nebo vedoucímu k dalšímu tříďení. Sám pak třídil do fachů (regálů) a pověšených pytlů velké kusy zásilek z pytle. Pokud to byl uzávěr s bílou vlaječkou, obsahoval obyčejné listovní zásilky, u kterých se obsah neodsouhlasoval a nepřepočítával. Tyto pytle se zpracovávaly na odděleném pracovišti v tzv. výpravně závěrů. Velké kusy, výpravčí a třídiči třídili do pytlů zavěšených na stojany; Svazky si třídiči odnášeli ke svým třídnicím a dál je roztřiďovali.
Jakmile se zásilky zpracovaly a byly vytříděny, ihned se začalo s přípravou na další stanici. Třídiči svázali svazky dopisů pro Choceň, ty byly vloženy spolu s dalšími zásilkami a průvodní dokumentací (Karta) do poštovního pytle a ten předán výpravčímu závěrů, který jej umístil na příslušnou pozici ve skladišti. Seznamář nebo vedoucí průběžně vedl seznamy zásilek, které po odsouhlasení počtů zásilek v dokumentaci a skutečností ve skladišti, byly ve stanici předány personálu choceňské pošty. Tímto se uzavřel jeden koloběh, který se opakoval v každé stanici.
Práce v ambulantní poště rozhodně nebyla nuda. V cílových stanicích bylo většinou dost času zajet si na výlet, do lesa na houby, nebo jen tak sedět v hospodě a číst si noviny. Byla to doba, kdy se pivo na pracovištích tolerovalo a takový doběla rozpálený vagón, který několik hodin stojí v létě ve stanici na přímém slunečním žáru, lze lehce nazvat horkým provozem. Vlakaři často trpěli na žaludeční vředy. Nepravidelný život s velmi častou hospodskou stravou udělal své. Také rozvodovost byla celkem vysoká.
Zánik vlakové pošty nenastal ze dne na den. Největšího rozmachu dosáhla ve třicátých letech minulého století. Přelomovým dnem v moderní historii přepravy pošty po železnici v České republice byl rok 1997, kdy stávka železničářů na čtyři dny zastavila provoz na dráze. Čeká pošta tak byla nucena využít vše co měla k dispozici k přepravě po silnici, včetně autobusů pro běžnou přepravu. Tyto čtyři dny dokázaly vedení pošty, že silniční doprava umí pružně reagovat na nastalou situaci a stávka byla překonána bez výraznějšího zpožďování zásilek. Neméně důležitým faktem bylo také neustálé zvyšování sazby za nápravový kilometr jízdy poštovního vagónu ze strany Českých drah. Na základě (nejen) těchto poznatků se pošta rozhodla přijmout novou „německou“ koncepci přepravy zásilek, která spočívala ve vybudování přepravních center, kde se veškerá pošta vytřídila na místě, mnohdy s použitím stále výkonnějších automatických třídících strojů. Není bez zajímavosti, že nově budovaná třídící centra jsou již bez napojení na železnici (Plzeň 02 a Brno 02). Nová koncepce také nevyžaduje vysoce kvalifikované poštovní pracovníky, kterými vlakaři bezesporu byli. Řidič nákladního vozidla může být kdokoliv a kdykoliv je nahraditelný bez větších nákladů. V třídících centrech je práce maximálně automatizována a ve velké míře se využívá nekvalifikované síly, často na zkrácený úvazek.
Přesto má práce na poště neustále své kouzlo a každému, kdo na poště kdy pracoval se dostane pod kůži. Pravděpodobnost obnovení vlakové pošty je malá, proto nenechme zapomenout na pouhých 160 let trvající tradici vlakařů na našem území.
